Møtereferater og oppgavelister
Trekk beslutninger, åpne spørsmål og ansvar ut av møtenotater uten å miste hva som faktisk ble avtalt.
Administrasjon
Forslag til merking av dokumenter
Foreslå beskrivende titler, emneord og dokumenttype for et avgrenset internt arkiv.
Dette hjelper AI med
Hva kan bli enklere?
Det kan bli enklere å finne igjen materiale som har utydelige filnavn.
Slik kan en arbeidsflyt se ut
- 01Utgangspunkt
Dokumenter som er godkjent for behandling, og en fast liste med emneord
- 02AI som støtte
Foreslå dokumenttype og emneord med begrunnelse fra innholdet
- 03Menneskelig kontroll
Dokumentansvarlig kontrollerer treff og sikrer at tilgang og bevaring ikke endres
- 04Resultat i eksempelet
En godkjent liste med metadata før arkivoppdatering
Eksempel på hvordan dette kan brukes.
Dette må være på plass
En tydelig taksonomi, tilgangsstyring og en reverserbar oppdateringsprosess.
Vær særlig oppmerksom på
Automatisk merking må ikke avgjøre sletting, bevaring eller hvem som får tilgang.
Prøv i liten skala
Test om dokumenter blir lettere å finne, og kontroller feilklassifiseringer i et utvalg.
Flere ideer innen administrasjon
Søk i interne rutiner
Hjelp medarbeidere å finne riktig rutine med spørsmål i vanlig språk og lenker til originalkilden.
Fra dokumenter til strukturerte felter
Foreslå uttrekk av datoer, referanser og beløp fra dokumenter som ellers registreres manuelt.
Sammenligning av dokumentversjoner
Få en lesbar oversikt over innholdsendringer mellom to versjoner av et dokument.
Beslutningsnotat fra flere dokumenter
Samle dokumenterte alternativer og åpne spørsmål i et kort notat før en beslutning.
Fristoversikt fra avtaledokumenter
Foreslå en oversikt over dokumenterte datoer, fornyelser og oppfølgingspunkter i avtaler.
Sammenligning av leverandørtilbud
Still leverandørtilbud opp mot en felles kravliste slik at forskjeller blir lettere å undersøke.
Kontrollpunkter for bilagsunderlag
Marker mulige mangler i bilagsunderlag før det sendes videre til regnskapsbehandling.
Prosjektstatus fra godkjente oppdateringer
Samle statusmeldinger fra flere arbeidspakker til et felles utkast før prosjektmøtet.
La oss begynne med oppgaven
Hva skulle dere gjerne
brukt mindre tid på?
Beskriv behovet, så finner vi neste steg sammen.